Dépôt de documents en relations du travail

Une convention collective ou une sentence arbitrale prend effet à partir du moment où les documents sont déposés conformément aux exigences des lois. Le ministère du Travail doit également avoir délivré le certificat de dépôt qui s’y rapporte.

Les employeurs et syndicats du Québec visés par le Code du travail doivent déposer les documents au ministre du Travail.

Cette obligation concerne aussi les organisations visées par les lois suivantes :

• Les ressources de type familial et certaines ressources intermédiaires visées par la Loi sur la représentation des ressources de type familial et de certaines ressources intermédiaires et sur le régime de négociation d’une entente collective les concernant
• Les services de garde en milieu familial visés par la Loi sur la représentation de certaines personnes responsables d’un service de garde en milieu familial et sur le régime de négociation d’une entente collective les concernant
• Les organisations du domaine artistique visées par la Loi sur le statut professionnel et les conditions d'engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma

Vous devez déposer une convention collective dans les 60 jours suivant sa signature au ministre du Travail.

Pour ce faire, vous devez faire parvenir la convention collective accompagnée d’une lettre de transmission.

Le document est original, avec la signature manuscrite de chacune des parties, ou est une copie conforme à l’original. Pour être certifié conforme à l’original, il faut que :

• l’un des signataires du document soit assermenté par un commissaire à l’assermentation qui signe et inscrit son numéro ou par un avocat autorisé à signer, avec son numéro de membre du Barreau; les signatures électroniques ne sont pas acceptées, sauf si elles sont certifiées conformes à l’original;
• la signature du commissaire à l’assermentation, ainsi que celle de l’avocat, soit originale.

Le document est fourni en deux exemplaires, pour chaque accréditation, et en français.

Un seul exemplaire des documents doit être déposé, dans le cas des organisations du domaine artistique visées par la Loi sur le statut professionnel et les conditions d'engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma.

Lettre de transmission pour convention collective

Écrivez une lettre selon le gabarit de lettre de transmission d’une convention collective. Cette lettre comprend les informations suivantes :

• nature du dépôt (convention collective ou lettre d’entente);
• numéro d’accréditation;
• noms des parties;
• nombre de salariés concernés;
• dates de début et de fin;
• coordonnées complètes du déposant;
• date de la signature des parties;
• autres informations pertinentes.

Pour obtenir votre numéro d’accréditation ou votre dossier d’accréditation, vous pouvez consulter la page Web Listes d’accréditations et de reconnaissances (fichiers Excel) sur le site Web du Tribunal administratif du travail.

S’il est impossible de retracer ces documents, vous pouvez écrire un courriel à infoaccreditation@tat.gouv.qc.ca .

Conséquences de ne pas déposer une convention collective dans les 60 jours

Le fait de ne pas déposer une convention collective auprès du ministre du Travail retarde son entrée en vigueur. De plus, si elle n’est pas déposée dans les 60 jours suivant sa signature, une période de changement d’allégeance syndicale sera ouverte pour l’unité de négociation visée. Cette période prend fin lorsqu'une convention collective est déposée auprès du ministre responsable de l’application du Code du travail.

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Écrivez une lettre d’entente en utilisant ce gabarit de lettre d’entente.

Dans le cas d’une lettre d’entente qui modifie la durée de la convention collective, les dates d’entrée en vigueur et d’expiration sont indiquées dans le document.

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Les sentences arbitrales doivent être déposées par les arbitres ou les conseils de règlement des différends. 

Complétez le formulaire approprié selon le type de sentence :

• sentence arbitrale tenant lieu de convention collective (1,2 Mo);
• sentence arbitrale – Arbitrage des offres finales (749 Ko);
• sentence arbitrale de griefs (755 Ko);
• décision d’un conseil de règlement des différends ou d’un arbitre de différends (711 Ko).

Chaque formulaire a été conçu pour être rempli à l’écran. Il est recommandé de transmettre le formulaire par courrier électronique, après y avoir apposé une signature PDF à l’endroit indiqué.

Si la signature se présente dans un autre format, nous vous invitons à suivre la procédure ci-jointe (57 Ko) pour convertir votre fichier.

En ce qui concerne une sentence arbitrale liée au règlement d’un différend ou d’un grief, il faut s’assurer que :

• le numéro d’accréditation est inscrit;
• la sentence arbitrale est signée.

Dans le cas d’un règlement de différends pour une première convention, la convention collective est annexée.

La signature manuscrite est acceptée. Vous devez alors transmettre le formulaire par courrier électronique ou par la poste.

Navigateurs compatibles avec les formulaires

Pour remplir les formulaires, veuillez utiliser l’un des navigateurs suivants :

• Google Chrome;
• Internet Explorer;
• Microsoft Edge.

Dépôt de formulaires et de sentences arbitrales par le système de Partage sécurisé de documents (PSD)

Si vous désirez utiliser le PSD, veuillez remplir le formulaire en ligne pour transmettre votre demande d’accès au Registre des documents en relations du travail.

Un agent ou une agente communiquera avec vous.

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Lorsque vous déposez ces documents, vous recevrez un accusé de réception. S’il s’agit d’une convention collective ou d’une lettre d’entente dans le domaine de la construction, vous recevrez un certificat de dépôt.  

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Après le dépôt de documents, le Ministère délivre un certificat qui atteste du dépôt des documents. Voici un exemple de certificat délivré (158 Ko).

Dépôt d’une convention collective ou d’une lettre d’entente

Lorsqu’une convention collective ou une lettre d’entente est déposée par l’une des parties (patronale ou syndicale), un certificat de dépôt est transmis à chacune d’elles.

Lorsqu’elles sont déposées par un tiers (un bureau d’avocats, par exemple), un certificat de dépôt est transmis à chacune des parties et au tiers.

Dépôt d’une sentence arbitrale

Lorsqu’une sentence arbitrale est liée au règlement d’un différend, un certificat de dépôt est transmis à l’arbitre ainsi qu’aux parties patronale et syndicale.

Lorsque la sentence est liée au règlement d’un grief, un certificat de dépôt est transmis à l’arbitre uniquement.

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Les documents doivent être déposés à l'adresse suivante :

Registre des documents en relations du travail
3175, chemin des Quatre-Bourgeois, local 105b
Québec (Québec)  G1W 2K7

Pour joindre le Registre, veuillez remplir le formulaire en ligne.

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